本文作者：北京易信源信息技術(shù)有限公司產(chǎn)品總監(jiān)  李競成

　　據(jù)相關(guān)權(quán)威部門調(diào)查研究表明：企業(yè)郵件60%保存于辦公PC、筆記本電腦中，20%保存于沒有數(shù)據(jù)保護(hù)措施的郵件服務(wù)器中，10%的企業(yè)郵件保存在具有簡單備份機(jī)制的郵件服務(wù)器中，僅有10%保存在磁帶、光盤及其他存儲介質(zhì)中。企業(yè)郵件存在巨大數(shù)據(jù)風(fēng)險(xiǎn)！
　　從整體看來，單位郵件數(shù)據(jù)的各種分布狀況，均處于流動狀態(tài)，之前的技術(shù)手段均無法對其進(jìn)行合理的保護(hù)。那么，正因?yàn)檫@種現(xiàn)狀的存在，勢必給郵件用戶帶來諸多負(fù)面影響和問題。

法規(guī)遵循
　　2002年美國Sarbanes-Oxley法案《薩班斯法案》正式頒布，其規(guī)定，上市公司必須具有電子郵件歸檔手段，必須至少保留7年的數(shù)據(jù)，其中包括郵件數(shù)據(jù)。早前，摩根士丹利就因電子郵件證據(jù)提供不及時、不充分被罰款8.5億美元的賠償金。
　　自此以后，電子郵件歸檔這一概念漸漸進(jìn)入國人視野。2009年，由財(cái)政部、證監(jiān)會、審計(jì)署、銀監(jiān)會、保監(jiān)會聯(lián)合制定的被譽(yù)為“中國版薩班斯法案”的《企業(yè)內(nèi)部控制基本規(guī)范》在銀行、證券、保險(xiǎn)等行業(yè)率先正式執(zhí)行。隨后，《公務(wù)電子郵件歸檔與管理規(guī)則》、新《保密法》及政務(wù)信息安全等級保護(hù)管理等法規(guī)和指引文件陸續(xù)在各個行業(yè)陸續(xù)登臺。企事業(yè)單位郵件管理的法規(guī)遵從，勢在必行。

電子舉證
　　隨著電子郵件在各行各業(yè)中的廣泛普及與應(yīng)用，電子郵件已被明文規(guī)定可以作為法律證據(jù)，具有與錄音、錄像同等的法律效力。根據(jù)調(diào)查顯示，至今仍有90%的單位現(xiàn)有電子郵件系統(tǒng)對于郵件數(shù)據(jù)方面均沒有相關(guān)措施進(jìn)行保留及管控。
　　近期，蘋果與唯冠之爭鬧得沸沸揚(yáng)揚(yáng)，引起世人普遍關(guān)注與熱議。據(jù)悉，雙方爭論的焦點(diǎn)即iPad在中國大陸的商標(biāo)使用權(quán)歸屬問題。目前，案件結(jié)果暫未宣判。前不久，蘋果將此案涉及的數(shù)十封與唯冠來往的歷史商業(yè)郵件作為“呈堂證供”對外發(fā)布，并聲稱美國及香港法院已經(jīng)認(rèn)可相關(guān)舉證并支持其商標(biāo)擁有權(quán)主張。
　　據(jù)了解， “唯冠與蘋果事件”只是“冰山一角”，企業(yè)郵件安全存在巨大風(fēng)險(xiǎn)和隱患。

郵件丟失
　　很多用戶都有過丟失（重要）郵件的經(jīng)歷，郵件安全已成為當(dāng)今用戶日益關(guān)注的問題。大多郵件用戶習(xí)慣使用客戶端方式將郵件收取到本地進(jìn)行保存、管理，而將郵件保留于郵件系統(tǒng)又將面臨著系統(tǒng)崩潰、郵件空間不足等諸多數(shù)據(jù)丟失的潛在風(fēng)險(xiǎn)。據(jù)權(quán)威機(jī)構(gòu)最新調(diào)查顯示：郵件用戶的郵件安全現(xiàn)狀和重視程度不容樂觀，約60%的郵件存儲于不受保護(hù)的臺式機(jī)或筆記本上，受病毒、木馬、系統(tǒng)漏洞以及其他認(rèn)為不定因素的影響，時有重要郵件丟失問題。此外，48%的單位沒有制定恰當(dāng)?shù)泥]件安全策略。正是由于用戶安全意識的薄弱和缺乏合理的郵件管理手段，才直接導(dǎo)致郵件的屢屢丟失。

信息資產(chǎn)管理
　　隨著電子郵件技術(shù)的廣泛應(yīng)用，越來越多的單位依靠電子郵件進(jìn)行日常辦公。合同、商業(yè)機(jī)密、個人簡歷等等重要信息以郵件為載體，發(fā)展成為單位信息資產(chǎn)的一部分。
　　據(jù)Radicati報(bào)告發(fā)現(xiàn)，平均每位員工每天要從電腦中發(fā)出160多條信息。這些信息包括電子郵件和員工在工作期間進(jìn)行即時溝通時發(fā)送的即時信息。到2013年的時候，平均每位員工每天從電腦中發(fā)出的信息數(shù)量將增加到215條以上。
　　急速增長的郵件數(shù)量，不斷變化的人才流動，作為單位信息資產(chǎn)的郵件，其存儲、保護(hù)以及管控問題日益凸顯，成為單位可持續(xù)性發(fā)展的重點(diǎn)與難點(diǎn)。
　　綜上，我們不難看出，在信息化深入推進(jìn)的當(dāng)下，郵件歸檔在組織機(jī)構(gòu)日常運(yùn)行中的不可或缺。他不僅是郵件安全及管理的燈塔，護(hù)航指引方向，而且還能有效節(jié)省單位管理成本，把郵件管理員從繁重的工作中解放出來，提高工作效率。
　　北京易信源公司多年來致力于電子郵件數(shù)據(jù)安全領(lǐng)域的研究，憑借多年在該領(lǐng)域積累的經(jīng)驗(yàn)和成就，結(jié)合客戶實(shí)際需求，自主研發(fā)了具有世界先進(jìn)水準(zhǔn)的基于目前最先進(jìn)技術(shù)——動態(tài)郵件流收集技術(shù)（DMFC）的MailData郵件歸檔系統(tǒng)。該系統(tǒng)是集郵件收集、分類、記錄、存儲、檢索、還原、恢復(fù)于一體的綜合郵件數(shù)據(jù)歸檔硬件管理平臺。目前，MailData郵件歸檔產(chǎn)品及解決方案已經(jīng)廣泛應(yīng)用于國內(nèi)金融、企業(yè)、政府、教育以及科研等領(lǐng)域，服務(wù)眾多用戶，填補(bǔ)了國內(nèi)在電子郵件數(shù)據(jù)管理及安全領(lǐng)域的空白。MailData郵件歸檔系統(tǒng)全方位解決單位內(nèi)海量郵件長期保存、實(shí)時調(diào)閱、快速恢復(fù)、法規(guī)遵從、電子舉證等問題，為郵件安全護(hù)航。