弗吉尼亞理工學院的外聯信息服務部（簡稱“OIS”）為該校的外聯和國際事務（簡稱“OIA”）辦公室提供技術支持，該辦公室幫助解決社會、自然資源，以及其它問題，與社區合作應對本地和全球性經濟發展需求，在本地區和在線培訓畢業生，為其服務的人員定制終身學習教育機會，并且為學生在學習期間安排服務社區機構的機會。
少量的工作人員要管理分布于不同地區的體系不同的IT環境，弗吉尼亞理工學院的外聯信息服務部需要一個更有效率的解決方案來確保系統的健康以及在網絡上研究數據的可用性。OIS還需要一個可靠的工具來跟蹤每一個項目以及該校為其投入的資源。
OIS部署了一個Kaseya（卡西亞）公司的遠程自動化系統管理解決方案，使其IT人員可以在網絡上全面查看所有系統，包括資源利用率、容量和性能。管理員也可以在確保系統以最佳狀態運行的同時，貫穿項目整個生命周期跟蹤進度，并且通過這個環境，確保始終安裝安全補丁程序。
遠程系統管理解決方案使弗吉尼亞理工學院的外聯部門將學院資源與世界相連和大部分大學一樣，弗吉尼亞理工學院最重要的資產是它的智力成果。各個專業領域的領導者在校園里從事科學研究，從事智力啟蒙，并且在把吉尼亞的黑堡（Blacksburg）視為自己家鄉的同時，致力于解決全球的問題。至關重要的是，學校為其全體教職員工提供了一個培養人才和開展學術研究的平臺。同時，弗吉尼亞理工學院需要為其教職員工提供一個在現實生活環境中應用學識的機會，鼓勵大學研究人員與企業、政府和社區機構之間的互動。
弗吉尼亞理工學院中負責為研究人員和外部機構牽線搭橋的部門是外聯和國際事務辦公室（簡稱“OIA”）。這個辦公室把學院的教職員工和資源，與企業、非盈利機構、行業協會，以及本地、州和聯邦政府機構的需求結合起來。通過把在教室和實驗室里取得的成功應用到現實世界的應用中，OIA幫助宣傳了學院的研究成果對社會的貢獻。
例如，OIA為美國國際開發署管理了兩個大型研究和開發項目，并且為多家其它聯邦和州機構開展研究項目，包括美國商務部、阿巴拉契亞山脈區域委員會、弗吉尼亞旅游公司、美國農業部、以及弗吉尼亞港口推廣機構的港口。從1996年起，OIS一直與弗吉尼亞影視辦公室密切合作，那時，弗吉尼亞理工學院的工程師設計并部署了一個基于Web的全國潛在的影視外景拍攝場地的數據庫，為影視導演提供了一個集中式的資料庫，他們可以在派人查看場地之前先搜索資料庫。目前OIS仍在管理該系統。
少量IT工作人員完成了監控分布式基礎架構的任務OIA 依賴于幾個關鍵任務系統支持其日常運行。以“五個九”（99.999%）的可用性為目標，確保這些系統，以及需要能夠立即上線的備用系統的可靠性和完整性，對日常運行至關重要。更為重要的是，超過200個用戶系統與這些系統交互并且依賴于這些系統。為了支持OIA的工作，弗吉尼亞理工學院成立了外聯信息服務部（簡稱“OIS”）來研究、啟動、設計、創建并且管理新的以及現有的技術和數據系統。
OIS與OIA內部和外部的人員合作，確保一個可靠的基礎架構來支持OIA的工作。這就需要一個小型團隊來監控網絡資源和系統的健康，確保數據的可用性和可靠性。遺憾的是，要管理一個分布于世界各地的、體系不同的計算環境來支持一個全球的客戶群，通常需要大量的、掌握多種技術的IT工作人員。OIS，和其它很多州立大學里的IT部門一樣，受預算限制，其人員編制有限。
“我們不得不管理一個巨大的、分布式的、數據密集的環境，總的數據量大約為三千兆字節，”OIS主管斯科特?法默（Scott Farmer）說：“我們的工作人員很少，常常覺得不夠用。我們不僅必須監控性能并且確保系統在線和運行，還必須處理日常IT需求，維護、保護數據、并且執行定期備份。這是一個令人望而生畏的任務。”
大型環境和小型團隊帶來的問題是，解決基本的幫助臺問題和導致長時間故障停機的問題的時間，遠遠超出了該機構業務所能承受的時間范圍。IT工作人員發現，他們不是進行主動預防，而是不斷地處于防御狀態，四處滅火，試圖維持一定程度上的、表面上的基礎架構可靠性。他們也發現他們總是四處奔波，經常在校園里和全州各地進行實地訪問。有時，法默不得不離開辦公室，丟下他的其它職責，驅車數百英里去解決幫助臺問題。國際旅行者和機構必須將它們的系統帶來或運送過來接受服務和維修。
除了系統健康，OIS還有內部項目，以及外部贊助的研究項目。他們必須跟蹤項目活動和可交付成果：研究人員在研究什么、他們在做些什么、以及他們做這些所花費的時間。前面兩項通過一個word文檔跟蹤，而跟蹤花費的時間則沒有辦法。
遠程和全面的系統管理
OIS部署了Kaseya企業版，一個遠程和自動化系統管理解決方案，它允許IT工作人員在中心位置管理系統，監控系統的健康、性能和安全漏洞。該解決方案實現了遠程自動化執行基本的IT任務，并且管理員可以在網絡上全面查看所有系統，不必再安排時間進行現場訪問。OIS在該機構的臺式機和筆記本電腦系統以及14臺基于Intel體系、運行Windows 2003操作系統的服務器上部署了Kaseya客戶端程序。Kaseya解決方案允許管理員把近250個系統的不同環境作為一個整體來查看，也可以細致地查看每一個個別的系統。實驗該解決方案不到一個月之后，法默估計安裝該解決方案、配置管理控制臺并且設定權限所需時間將少于60個小時。現在在一個新系統上部署一個客戶端程序所需時間不到五分鐘，這個過程通常可以遠程完成。“Kaseya解決方案對我們的日常運行極為重要，”法默說：“它使我們可以在網絡上控制任何系統，確保其正確運行，并且安裝了正確的安全補丁。”
高效的IT帶來更好的服務質量
簡化IT運行的結果是，OIS 可以更好地管理OIA研究項目的技術方面，支持學院的外聯任務。通過將基本IT任務自動化，免除了現場訪問，管理員可以解放出來，將更多的時間集中在主動項目上，例如，研究其它可以進一步幫助宣傳教職員工研究成果的技術。
Kaseya企業版幫助OIS提高了網絡上所有系統的可用性，縮短了對幫助臺問題的響應時間。由于可以遠程控制用戶的系統，法默估計他的工作人員將典型的響應時間由30分鐘減少到不足五分鐘。得到提高的可用性確保了用戶可以訪問他們需要的工具和信息，提高了該機構為客戶服務的質量。更重要的是，在人員編制仍然是個問題的時候，OIS已經能夠利用現有的人力，在整個分布式環境里實現更好和更可靠的服務，而沒有造成更
多IT管理的困難。包括在Kaseya解決方案之內的補丁管理特性也使OIS可以監控所有的系統，以幫助它們升級至最新的安全升級包。這種一致性確保了病毒、蠕蟲，或其它外部安全威脅不能給系統帶來安全漏洞。補丁管理可以自動完成；但是，管理員也可以在任何時間查看任何系統的補丁狀態。究人員對不同的任務花費了多少時間，并且跟蹤他們的完成情況。這節省了大量的審計和會計時間。
“對我們而言，Kaseya解決方案帶來的最大的IT益處是豐富的特性設置。它結合了系統管理、遠程訪問、安全性、補丁管理、資產跟蹤、幫助臺，以及項目跟蹤。它是一種全天24小時開放的一站式服務。”法默說。
今后，法默計劃開始使用Kaseya的備份功能為不能通過現有備份和恢Kaseya的工單系統也提供了一種不僅記錄和管理IT任務，而且使項目跟蹤更加容易的手段。報告特性允許OIS快速地評估每個項目的狀態，和研復解決方案進行備份的系統備份。將兩者結合起來使用，為關鍵數據系統提供了更高級別的數據保護。
網絡管理員可以在網絡上遠程訪問任何系統，無論它們實際位置在何處；
改善了系統可用性，確保研究人員可以訪問他們從事項目研究所需的工具和數據；
項目可以更快和更準確地完成，使客戶對學院提供的研究服務感到滿意；
通過一致的補丁管理和安全升級，系統安全性更加健壯；
通過自動化，OIS能夠簡化基本IT任務，將資源重新調整給更主動的項目。
