春節即將來臨，每個人忙乎自己的年終報告、述職報告、項目總結等等，職員整理自己的，部門經理整理部門的，高層也在找尋適合的材料、數據來添油加醋。這時候，郵件起了很大的作用，讓郵件來幫助大家總結。

郵件是大家平時工作的主要方式，記錄著各種事情的來龍去脈，能夠查找到那封如同救民稻草似的郵件，那就對寫報告是如勢破竹般神奇。平時都很忙，郵件整理和硬盤整理是同樣勞神勞力的事情，要在茫茫的郵件中尋找一封或一系列相關郵件，因人而異，有快有慢，有的已經刪除，有的忘記了主題，有的在附件中等等。怎么讓郵件來幫忙？

然而，對已經部署了郵件歸檔系統的公司員工來說，就易如反掌了。時下很多公司開始認識到部署郵件歸檔系統的重要，并對公司郵件服務器上的所有新老郵件進行歸檔。每位員工，就可通過郵件歸檔系統，根據“收件人、發件人、主題、郵件正文、附件內容、附件類型、附件大小、發送IP、郵件大小、收件人數、加密附件、域名”等關聯條件，定位你想找的郵件。且搜索到的郵件，相互關聯，這里讓你詳細得知前前后后的經過。

很多客戶會想到，公司已經將郵件備份了，還要歸檔干什么。其實備份和歸檔是書庫和圖書館的關系。郵件服務器將所有的郵件打包備份，如同儲備了一個相同的書庫，防止意外的發生，并可隨時還原，將損失將到最小，用戶只能查詢到自己本機的郵件數據；而歸檔就像給每本書進行編號分類，如同一個圖書館，我們可以快速查閱所需的圖書；備份和歸檔相輔相成，備份是歸檔的前提和基礎，郵件歸檔是歸檔備份的升級和優化。

很多用戶都有遭遇被格式化硬盤，意外刪除過郵件、電腦中毒的事情，郵件資料丟失，聯系方式、合同、條款等無法挽回。部署郵件歸檔系統后，所有的郵件都會保留下來，不用擔心意外的發生。

隨著公司信息技術管理在管理及營運上影響層面越來越大，政府逐步訂立了各種管理辦法，諸如今年實施的《企業內部控制基本規范》，就做了許多的要求事項；進一步銀監會開始實施的《商業銀行信息科技風險管理指引》，提出要建構信息科技風險管理的"三道防線"（即信息科技管理、信息科技風險管理、信息科技風險審計），并要求商業銀行在決策層設立首席信息官（CIO），有利于商業銀行加強信息科技治理，提升銀行信息科技風險管理水平及要求進一步加強對客戶的信息保護。