歸檔(Archiving)——由一系列策略、流程和技術(shù)所組成，慢慢的已經(jīng)成為那些遵守法律、規(guī)范以及擁有復(fù)雜信息技術(shù)的公司所必需的業(yè)務(wù)。作為第一步，公司必須區(qū)分并且歸類信息集，然后基于數(shù)據(jù)內(nèi)容、商務(wù)規(guī)則以及信息技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)對這些信息集實(shí)施策略。一旦這一步做完了，已經(jīng)實(shí)施的策略就會自動執(zhí)行，從而減少管理存儲環(huán)境的成本并減少公司所面臨的風(fēng)險(xiǎn)。
歸檔的挑戰(zhàn)
當(dāng)今，公司在歸檔方面面臨的挑戰(zhàn)如下：
確保遵守規(guī)范。一些規(guī)范，例如SEC 17a-4、NAND 3110、HIPAA、CFR Part 11以及SOX，要求很多不同產(chǎn)業(yè)的公司都需要它們的特殊商業(yè)記錄得到正確的捕獲并且通過一種安全的方式得到保持，該種安全方式可以確保記錄的完整性、可靠性以及可訪問性，并且有一些方式則有求存儲中使用的介質(zhì)不能被重寫。一些規(guī)范則保證了信息的保持力，包括對特殊時(shí)期的索引以及信息存儲。滿足遵守規(guī)范需求的核心就在于對于審核所需要的信息記錄可以有及時(shí)并快速的提供能力，一般是在24到48小時(shí)之內(nèi)。
減少電子檢索(edisconvery)的風(fēng)險(xiǎn)。最近美國聯(lián)邦法案的修訂對電子檢索規(guī)定了更多的步驟和控制，而且，各個(gè)洲法庭以及聯(lián)邦法庭的規(guī)范對于信息破壞以及篡改做了更嚴(yán)厲的懲罰規(guī)定。在當(dāng)今訴訟請求不斷增加的商務(wù)環(huán)境下，公司必須在法律下遵守職責(zé)以保護(hù)用于某種目的的電子信息。在有電子檢索的請求時(shí)，采用傳統(tǒng)的基于序列的歸檔技術(shù)——比如磁帶，來找到電子郵件以及其它文檔時(shí)間上的代價(jià)是非常昂貴的，并且往往缺乏效率。因此針對電子發(fā)現(xiàn)的對于授權(quán)的索引信息的檢索在當(dāng)今的環(huán)境中是絕對必須的。
有效管理完全不同的知識庫、歸檔以及相關(guān)技術(shù)。當(dāng)今，公司正在尋找對不同應(yīng)用——包括商業(yè)以及公司發(fā)展的應(yīng)用的內(nèi)容進(jìn)行歸檔的辦法，以形成一個(gè)單一的歸檔架構(gòu)。但是對于目前的公司來講，已經(jīng)擁有不同的內(nèi)容資源、資源本身是不同的物理歸檔并且采用不同的歸檔技術(shù)是非常普遍的現(xiàn)象。對這些資源的管理、培訓(xùn)以及不同系統(tǒng)的技術(shù)所需要的資金是巨大的，并且這種完全不同的架構(gòu)會限制相應(yīng)的信息管理服務(wù)，比如集中的搜索/獲取、數(shù)據(jù)安全、審核以及數(shù)據(jù)完整性。
減少管理和資金成本。信息技術(shù)公司在進(jìn)行對歸檔架構(gòu)投資保護(hù)時(shí)尋求相應(yīng)操作效率的提高。管理完全不同歸檔所導(dǎo)致的結(jié)果和尋求提高信息管理操作效率并在公司內(nèi)部共享知識的目標(biāo)是完全不一致的。信息技術(shù)公司需要保護(hù)他們在技術(shù)、應(yīng)用以及信息技術(shù)策略上的投資。如果所采用的技術(shù)完全鋪開，并且公司在技術(shù)層次上仍然不能和其它組件相結(jié)合，則會限制公司投資最大化的能力。因此，軟件、系統(tǒng)以及存儲，無論是舊的還是新的技術(shù)，都應(yīng)該一起工作以形成一個(gè)集成的、整體的管理辦法，進(jìn)而讓公司進(jìn)行優(yōu)化，保證對原有技術(shù)投資的擴(kuò)展保護(hù)，懂得這一點(diǎn)是非常重要的。
確保災(zāi)難恢復(fù)的能力。災(zāi)難恢復(fù)方法和技術(shù)對于業(yè)務(wù)以及法律上非常有價(jià)值的數(shù)據(jù)是十分關(guān)鍵的。專注于保證公司信息得到保護(hù)的規(guī)范，災(zāi)難恢復(fù)計(jì)劃以及方法對于主要的和歸檔數(shù)據(jù)都非常重要。當(dāng)發(fā)生物理上災(zāi)難時(shí)，歸檔數(shù)據(jù)要能夠得到恢復(fù)，并且那些靜態(tài)的數(shù)據(jù)也可以被訪問得到。因此，當(dāng)前很多公司已經(jīng)開始依賴于遠(yuǎn)程復(fù)制功能來作為災(zāi)難恢復(fù)的方案，當(dāng)然還有一些公司使用低成本的可移動介質(zhì)方案來實(shí)施離線存儲。
