Outlook最好用的功能之一就是讓你的日程和公司里每個(gè)人共享。對(duì)使用者而言，這已經(jīng)變成理所當(dāng)然的事了。但事實(shí)上事情比表面來得復(fù)雜得多。

如果你曾經(jīng)管理過Exchange 5.5、2000或2003，并且有過公用數(shù)據(jù)庫毀損或只是一般行事日歷方面的問題的話，你就知道這項(xiàng)功能看起來簡單，其實(shí)卻不然。我將簡單討論Outlook 2003與Exchange 2003怎么處理日程信息，然后討論微軟在Outlook 2007與Exchange 2007通過新的“Availability Service”做了哪些改進(jìn)。

在Exchange 2000與2003以及Outlook 2007之前版本的客戶端版本中，微軟提供一項(xiàng)機(jī)制，以一個(gè)特別的公用數(shù)據(jù)庫來存儲(chǔ)使用者信息。此一數(shù)據(jù)庫稱為SCHEDULE+FREE BUSY，它有好幾個(gè)子數(shù)據(jù)庫，每個(gè)數(shù)據(jù)庫都對(duì)應(yīng)到個(gè)別的管理群組。

當(dāng)使用者在行事日歷中填入事項(xiàng)時(shí)，Exchange就會(huì)自動(dòng)更新到相關(guān)的子數(shù)據(jù)庫。要是你想找到此一特別的系統(tǒng)公用數(shù)據(jù)庫，可以打開Exchange的System Manager找到Folders>Public Folder。在Public Folder按右鍵，從快捷選單中選擇View System Folders。

你可能已猜到，把信息存儲(chǔ)在公用數(shù)據(jù)庫中。即使最后一定會(huì)更新，使用者行事日歷及別人看到的的行事日歷信息仍然有段時(shí)間差。而在大型組織中，此類數(shù)據(jù)可能到處都復(fù)制一份。

現(xiàn)在，你可以到Google上輸入“free/busy problem”，就可以搜到一堆數(shù)據(jù)了。我不會(huì)細(xì)談發(fā)生的原因，因?yàn)閷?shí)在太多了。但我可以告訴你，依我個(gè)人親身經(jīng)驗(yàn)，要修補(bǔ)行程的問題是極端細(xì)膩而耗時(shí)的工作，你也可以很快體會(huì)到使用者究竟有多愛這項(xiàng)功能了。

一睹Exchange 2007 Availability Service

在Exchange 2007中，Availability Service是客戶端訪問服務(wù)器(Client Access Server)角色的一環(huán)。Availability Service并不是訪問公用數(shù)據(jù)庫來撈出使用者的行程數(shù)據(jù)，而是實(shí)時(shí)搜集信箱中你列出的每個(gè)使用者的數(shù)據(jù)，然后把數(shù)據(jù)提供給你。除了去掉公用數(shù)據(jù)庫“中間人”的角色，Availability Service也只保證行事日歷信息是最新的。

更好的是，Availability Service可橫跨部門籓籬。早先的Exchange中想跨越不同部門界限并不容易，不過現(xiàn)在就可以暢行無阻了。

不過也并非完全沒有缺點(diǎn)。如果你布署了Outlook 2007，你就享受不到Availability Service的優(yōu)點(diǎn)了。但為了能支持Outlook 2003/2007混用的單位，如果你安裝Exchange 2007時(shí)選擇安裝Availability Service，那么它仍然可以從系統(tǒng)公用數(shù)據(jù)庫拉出行事日歷數(shù)據(jù)。

但如果你的使用者很依賴Outlook Web Access 2007，它就會(huì)用到Availability Service的API來訪問所有行事日歷，讓這種使用者也能受惠于這項(xiàng)功能。

最后，SCHEDULE+FREE BUSY數(shù)據(jù)庫很快就會(huì)變成一段遙遠(yuǎn)而不堪回首的回憶，而我們會(huì)很高興終于過去了。