你需要什么時候做備份，你到底需要備份一些什么?
這個問題最直接的回答就是“所有數據”。但是，通常這是一個錯誤的答案。事實是：你不需要備份你的系統上的所有數據，如果這樣做了，會導致你的備份窗口加大并且使你的系統性能變差。
成功的備份需要仔細考慮備份策略，并且一部分策略就需要決定哪種數據需要備份以及多久做一次備份。這一點就會引出裁減數據這樣一個觀點——減少那些你不需要的文件、文件夾或者你備份的數據類型。裁減會變得非常有效，當你使用快照、鏡像以及用于快速文件恢復功能的微軟Windows Volume Shadow 拷貝服務。這也就意味著你實際上只需要備份那些你需要保護的數據，對于那些臨時的數據則不需要備份，因為用戶很有可能會馬上刪除掉。
一些數據類型，比如.tmp文件，可以被自動排除出備份的內容中。其它類型，比如.mp3文件，也許不要在你系統的首要位置。許多的備份軟件都允許你通過文件的后綴名來排除該文件類型的備份。許多備份程序也允許你針對特殊用戶或者部門采取不同的備份策略，比如有些部門就需要一些特殊數據類型的文件備份。
應用程序相比數據文件應當減少備份的次數。如果你將應用程序放在一個特殊的卷上，和數據以及日志文件隔離開來，那么你通過減少對應用程序的備份次數提高了整個備份的效率。根據你安裝的特殊性，你也許只需要備份1/3或者1/4的應用程序，而當進行增量備份時，你就不再需要備份這些應用程序了。
一些程序，比如e-mail archiving軟件以及文檔管理應用，可以通過采用不同的裁減數據的方法減少備份的數量。比如，e-mail archiving程序可以減少50%-70%的信息數據通過單數據拷貝的功能——只保存一份e-mail的單一備份，而不是把那些重復的e-mail都進行備份。
